L’azienda, che distribuisce diverse tonnellate di mangime l’anno, ha manifestato quali fossero le principali problematiche legate alla gestione cartacea dei documenti nella catena di distribuzione, mostrando la necessità di predisporre un ambiente idoneo alla gestione dei documenti digitali.

L’azienda, che distribuisce diverse tonnellate di mangime l’anno, ha manifestato quali fossero le principali problematiche legate alla gestione cartacea dei documenti nella catena di distribuzione, mostrando la necessità di predisporre un ambiente idoneo alla gestione dei documenti digitali.

Problematiche

• Difficoltà a riconciliare i documenti e le fatture a causa della frammentazione dei software gestionali
• Mancanza di processi approvativi nella gestione delle fatture e dei documenti collegati
• Necessità di conservare tutti i documenti cartacei legati alla fattura che abbiano rilevanza fiscale, occupando ingenti spazi fisici e risorse aziendali

Soluzione

Per supportare il Cliente e rispondere al meglio alla sua richiesta, Gruppo CMT ha definito un progetto che facilitasse la gestione e la ricerca di dati e documenti rendendoli collaborativi tra loro.
Per raggiungere tale risultato e migliorare l’intera filiera del documento, sono state analizzate e categorizzate le diverse tipologie documentali rendendole sempre disponibili in un unico ambiente online.

Il progetto è stato sviluppato tramite la sinergia delle nostre soluzioni:

• My -Archive, il repository documentale in cui collegare, grazie ad un’opportuna indicizzazione e categorizzazione, le varie tipologie documentali coinvolte nel processo legato alla supply chain aziendale (ODA, fatture, DDT e bolle). 
• X-Fatt per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche in formato XML con successiva indicizzazione e conservazione a norma nel repository documentale e relativa registrazione automatica all’interno del gestionale del Cliente
• D-Sign, lo strumento per la configurazione dei workflow approvativi e la gestione della firma digitale. Al fine di supportare il processo di supply chain, questo modulo è intervenuto in più fasi della filiera produttiva:

1. Click to sign per la configurazione di workflow approvativi sulle fatture passive
2. Firma digitale con OTP come step conclusivo del workflow approvativi sulle fatture passive 
3. Firma digitale grafometrica da apporre sulla bolla nel momento dell’entrata merci 

Grazie allo sviluppo di questo progetto e, tramite l’integrazione con l’infrastruttura informatica del Cliente, è stato possibile risolvere la frammentazione dei diversi software centralizzando l’informazione e facilitando un processo prima gestito in modo analogico.