D-Sign

La gestione dei flussi approvativi dei documenti è uno dei processi aziendali che riguarda e coinvolge attivamente molte risorse all’interno e all’esterno dell’organizzazione.  A causa dell’emergenza Covid-19 e il ricorso allo Smart Working, molti di questi processi hanno risentito del distanziamento sociale.

Con un sistema di workflow documentale è possibile coordinare ed automatizzare tutte le operazioni previste per l'elaborazione, trasmissione ed archiviazione dei documenti: si possono infatti configurare i processi autorizzativi e gli utenti da coinvolgere, assicurando sempre il completo controllo di ogni singola fase.

D-Sign è la soluzione che permette di elaborare, consultare, condividere e approvare documenti e informazioni sia all'interno dell'azienda sia verso l’esterno in completa sicurezza.

Attraverso la dashboard è possibile:

• Predisporre il workflow approvativo o di firma a seconda del documento da inviare;
• Configurare gli utenti sia interni che esterni all’azienda a cui sarà sottoposta la procedura di approvazione o firma;
• Modificare o aggiungere gli utenti coinvolti sia interni che esterni in tempo reale in un workflow già configurato;
• Sospendere, annullare e rigestire un flusso approvativo già attivo;
• Scegliere a seconda del tipo di documento da sottoscrivere (contratti, polizze assicurative, fatture) il tipo di firma elettronica più pertinente: firma elettronica semplice, firme remote per la gestione massiva di processi di firma, firma elettronica avanzata (FEA), firma elettronica qualificata (FEQ), one time password (OTP);
• Inviare una mail personalizzata al ricevente che gli consentirà di firmare il documento tramite OTP o se dotato della propria firma digitale di poterle. Concluso il processo potrà scaricare il documento firmato anche se esterno all’organizzazione aziendale;
• Tracciare in real time lo stato del documento e della firma per ogni utente coinvolto;
• Configurare remind o alert automatici per ottimizzarne il processo;