Conservazione dei Registri Contabili
La conservazione sostitutiva dei documenti, in gergo tecnico Conservazione Digitale a norma, è il processo che consente di custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici per una durata stabilita di dieci anni.
Indice dei contenuti:
Requisiti per la corretta Conservazione Digitale
I documenti, se portati correttamente in conservazione, hanno garanzia di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.
Per stabilire se il processo di conservazione è avvenuto secondo quanto stabilito dalla norma, devono essere stati soddisfatti i seguenti requisiti:
- Impronta di Hash: una funzione matematica univoca e unidirezionale, che rappresenta una sorta di "impronta digitale" dei dati. Se i dati sui quali è stato calcolato il valore di hash cambiano, il nuovo valore di hash sarà completamente diverso
- Firma Digitale, equivalente alla firma autografa, è unica e, secondo quanto espresso dal dettato normativo, viene vincolata ad una precisa tecnologia (crittografia asimmetrica)
- Marca Temporale: un servizio offerto da un Certificatore Accreditato che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi
Queste garanzie consentono di estendere la validità legale dei documenti, tutelando sia la Pubblica Amministrazione che le aziende private a provare l’efficacia probatoria sui documenti oggetto di eventuali contestazioni giudiziarie.
Su quali documenti si effettua la Conservazione Digitale?
La Conservazione Digitale si deve effettuare obbligatoriamente su tutti quei documenti nativi digitali che hanno validità fiscale (tra cui rientrano le fatture elettroniche ed i registri contabili), o civile (es. i contratti a cui è stata apposta una firma digitale).
In merito a questo tema è stata data una specifica distinzione tra:
- I documenti non unici (fatture emesse e ricevute, scritture contabili, DDT, CU, note spese e giustificativi, etc…) per i quali è sempre possibile effettuare la conservazione sostitutiva (ovvero quella cartacea) o digitale a norma
- I documenti originali unici, ossia i documenti nati cartacei a cui sono state apposte firme autografe e per i quali è necessaria una preventiva certificazione di processo
- I documenti unici, in cui rientrano tutti i documenti nativi digitali come le PEC e che sono, per loro natura, da portare direttamente in conservazione digitale.
Esistono, inoltre, casi in cui la Conservazione Digitale a norma non è ammessa per la natura vincolante del documento, come, ad esempio, quelli di notevole interesse storico.
Quali sono le regole da rispettare per i registri contabili?
Come abbiamo visto questi documenti rientrano in quelli per cui è considerata obbligatoria la Conservazione Digitale sostitutiva, ma quando deve essere fatta?
I libri o registri contabili
I libri o registri contabili devono essere conservati entro, e non oltre, i 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi e sono:
- registri IVA;
- registri contabili: libro giornale o registro degli incassi e pagamenti (professionisti);
- libro degli inventari;
- registro dei beni ammortizzabili.
Sui primi due registri dell’elenco è bene porre una specifica: su ogni pagina deve essere apposta la data dell’anno a cui si riferisce la contabilità con relativo numero pagina (es. 2022/0001, 2022/0002, ..).
Il libro giornale e il libro degli inventari
Rispetto invece al libro giornale e al libro degli inventari la normativa prevedere il versamento dell’imposta di bollo che, in caso di tenuta dei registri contabili in conservazione digitale e non cartacea, è pari a:
- 16 euro per ogni 2.500 registrazioni (società di capitali),
- 32 euro per ogni 2.500 registrazioni (persone fisiche, società di persone e società cooperative)
Il versamento deve essere assolto tramite modello F24 con il codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (30.04.2022 con riferimento all’anno 2021).
Nel caso in cui l’azienda ometta il versamento dell’imposta o sia tardiva nell’adempimento, sarà sottoposta ad una sanzione pari a:
- Il 30% per il versamento effettuato oltre 90 giorni dalla scadenza
- Il 15% se avvenuto entro 90 giorni
La violazione può essere regolarizzata tramite ravvedimento, utilizzando in F24 il codice tributo 2502 per la sanzione e 2503 per gli interessi.
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Domande frequenti
Entro quando devo conservare i miei registri contabili?
I libri o registri contabili devono essere conservati entro, e non oltre, i 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Quando è obbligatoria la conservazione sostitutiva?
La Conservazione Digitale si deve effettuare obbligatoriamente su tutti quei documenti nativi digitali che hanno validità fiscale (tra cui rientrano le fatture elettroniche ed i registri contabili), o civile (es. i contratti a cui è stata apposta una firma digitale).
Come si conserva un documento digitale a norma di legge?
Questo tipo di processo avviene grazie alla sottoscrizione elettronica, ovvero firma digitale, all’apposizione della marca temporale e all’impronta di hash, al documento da portare in conservazione.