DIGITAL SUPPLY CHAIN

Le continue evoluzioni digitali, l’andamento sempre più veloce e globalizzato del mercato, rendono necessario un cambiamento all'interno delle imprese: introdurre nella supply chain una gestione digitale del documento.

Un approccio che promette di attuare processi concatenati e consequenziali tra loro, garantendo un’ottimizzazione del business in linea con le nuove realtà aziendali. 

Indice dei contenuti:

1. Cosa si intende per gestione documentale nel processo di supply chain?
2. I documenti coinvolti
3. I principali vantaggi di questo approccio alla supply chain
4. Le best practice per predisporre il processo
5. Tecnologie ed esempi per la gestione documentale nella supply chain

Cosa si intende per gestione documentale nel processo di supply chain?

La gestione documentale nella supply chain si riferisce alla pianificazione, organizzazione, controllo ed archiviazione dei documenti relativi all’intera catena di approvvigionamento, coinvolgendo diversi aspetti e attività: 

1. Digitalizzazione dei documenti
2. Archiviazione e organizzazione dei documenti in un Document Management System, strutturato secondo una logica strutturata di archivi e sotto-archivi
3. Flusso di lavoro e automazione, volti a snellire cicli di approvazione e gestione del documento dentro e fuori dall’infrastruttura aziendale

Ognuno di questi aspetti è complice di rendere il processo conferme, garantendo correttezza e integrità dei documenti, nonché trasparenza e visibilità in ogni momento. Una gestione documentale efficace deve poter consentire a tutte le parti coinvolte una visione chiara delle informazioni, contribuendo ad una migliore collaborazione e comunicazione tra le diverse entità coinvolte nella supply chain. 

I documenti coinvolti

I processi protagonisti dalla supply chain vedono coinvolte innumerevoli tipologie documentali differenti: la gestione di questa diversità può rappresentare una sfida, dovuta alla mancanza delle giuste integrazioni o di software di conversione. 
I principali documenti sono: 

Ordini di acquisto e conferme

La gestione della documentazione legata agli ordini e alle conferme di acquisto, è di fondamentale importanza per efficientare la logistica di un’azienda. 

Digitalizzare l’intera procedura di acquisizione ed elaborazione degli ordini è il primo step per ridurre l’attività manuale, riducendo il rischio di errori. 

Gestendo in unico ambiente tutti gli ordini, di vendita e di acquisto, è possibile: 

• Configurare workflow approvativi sugli OdA, ottimizzando la comunicazione tra i vari team aziendali
• Collegare tutti i documenti relativi all’ordine: fatture, DDT, listini prezzi

Fatture e documenti finanziari

Diverse aziende operano in quanto intermediari SdI per gestire il ciclo di fatturazione attivo, passivo ed estero; fulcro di ogni processo di gestione documentale legato alla supply chain. 
 
Per il ciclo attivo: 

• Ricezione, conversione dei file in formato XML standard SdI ed invio 
• Ricezione e archiviazione delle ricevute con conseguente Conservazione Digitale a norma

Per il ciclo passivo: 

• Ricezione della fattura dallo SdI, archiviazione e conservazione
• Attivazione di workflow approvativi e di firma con report di rendicontazione finale
• Indicizzazione e collegamento automatico con DDT, Ordini ed eventuali allegati

Documenti di trasporto e logistica

La gestione documentale legata ai documenti di trasporto lungo tutta la filiera produttiva, dai fornitori alla consegna al cliente, è un aspetto di cruciale importanza per il successo di un’azienda manifatturiera o di distribuzione.

Digitalizzare e controllare i DDT consente un efficientamento dell’interno flusso: 

• Ricezione e archiviazione dei DDT in entrata e in uscita
• Apposizione della firma elettronica sui DDT in entrata 
• Collegamento automatico a tutti i documenti legati al DDT: ordine di acquisto e fattura
• Conservazione Digitale a norma dei DDT in quanto documento fiscalmente rilevante

Contratti, accordi legali, certificati e documenti di conformità

Per parlare di corretta gestione documentale è essenziale poter garantire i più alti standard di sicurezza rispettando i regolamenti del GDPR e le normative legate alla corretta conservazioni di dati e documenti. 

In quanto accreditati al MarketPlace AgID è possibile offrire un servizio che rispetti i più alti livelli di sicurezza, prolungando la validità dei documenti digitali per dieci anni. 
 

I principali vantaggi di questo approccio alla supply chain 

• Riduzione degli errori e delle inefficienze, portando ad un flusso di informazioni più preciso e affidabili lunga la supply chain
• Trasparenza e visibilità per una migliore comprensione delle operazioni, permettendo all’azienda di monitorare e controllare il flusso delle informazioni in modo più efficace
• Tracciabilità e rintracciabilità, fondamentale in caso di reclami, resi o problemi di conformità
• Conformità normativa e legale, che consente di tenere traccia delle scadenze, delle approvazioni e dei requisiti di conservazione

Le best practice per predisporre il processo

1. Standardizzazione dei formati e dei processi documentali: l'adozione di standard significa definire formati standard, flussi di lavoro e procedure per la creazione, l'elaborazione, l'approvazione e l'archiviazione dei documenti.
2. Automazione dei processi documentali: l'utilizzo di sistemi di gestione documentale (DMS) o di flussi di lavoro digitali significa automatizzare le attività ripetitive e di semplificare la gestione dei documenti lungo la supply chain
3. Integrazione dei sistemi informativi: l’integrazione dei sistemi informativi coinvolge la connessione e lo scambio di dati tra i vari sistemi utilizzati dai diversi attori della supply chain, come fornitori, produttori e distributori.

Tecnologie ed esempi per la gestione documentale nella supply chain 

Document Management System: un sistema di gestione dei documenti che svolge un ruolo fondamentale per l'acquisizione, l'archiviazione, l'organizzazione, la ricerca e la condivisione dei documenti in modo efficiente e sicuro.

Firma digitale: consente di validare, autenticare e garantire l'integrità dei documenti in formato digitale, eliminando la necessita di utilizzare documenti cartacei e firme manoscritte, migliorando la comunicazione e la collaborazione tra i partecipanti

Blockchain: può essere applicata alla gestione documentale nel processo di supply chain in diversi modi per migliorare l'efficienza, la trasparenza e la sicurezza delle informazioni documentali alla supply chain.

Adottare queste tecnologie offre numerosi vantaggi alle aziende che operano nella supply chain: eliminazione progressiva dei documenti cartacei, migliore accessibilità, condivisione e tracciabilità di dati e documenti, nonché una generale ottimizzazione dell’operatività. 

Grazie al know-how acquisito nel corso degli anni, in Gruppo CMT, supportiamo le aziende nello sviluppo di progetti digitali per supportare la gestione documentale all’interno della supply chain, automatizzando massimizzando la resa degli attuali processi.