Gestione dei flussi documentali
Il sistema di gestione dei documenti, ovvero l’Electronic Document Management System (EDMS), consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file. Con questo termine, lato server, si intendono tutte quelle operazioni che possono essere svolte in modo massivo sui documenti, catalogandoli e indicizzandoli secondo determinati schemi informatici.
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Gestione dei flussi documentali
Per flussi documentali s’intende l’insieme dei documenti che entrano, escono o che vengono prodotti da un ente.
Per la corretta gestione dei flussi documentali si attua un processo che segue l’intero ciclo di vita del documento, dalla sua origine fino alla sua conservazione.
Al fine di tradurre in modo pratico e concreto la corretta gestione di un flusso, le aziende devono adottare l’utilizzo di un DMS (Document Management System), uno strumento in grado di facilitare la creazione e lo scambio di documenti all’interno di un’organizzazione.
Tutti questi processi di lavoro, che hanno come obiettivo comune l’ottimizzazione dell’informazione, si racchiudono nel workflow (o flusso di lavoro). Con questo termine si fa riferimento ad un processo automatizzato che comprende diverse attività, ognuna delle quali prevede il coinvolgimento di un attore e lo svolgimento di un compito.
Cosa si intende con flusso o workflow documentale
Il workflow documentale, applicabile sia alle aziende che alle pubbliche amministrazioni, assicura diversi vantaggi, da una maggiore efficienza a minori sprechi in termini di tempo, denaro ed infrastrutture.
Si tratta di una procedura prestabilita e condivisa che indica le corrette fasi per la gestione di un flusso:
- Produzione
- Autenticazione
- Protocollazione
- Modifica
- Condivisione
- Conservazione
La gestione del workflow documentale comporta anche altri step pratici per la sua messa in pratica, che sono identificabili in 3 fasi:
- Identificare il documento: ogni tipologia documentale ha bisogno di una specifica configurazione di workflow
- Individuare i soggetti responsabili: ad ogni flusso dovrà corrispondere un’area di pertinenza dell’azienda e le relative persone dei team coinvolti dovranno essere individuate
- Definire i flussi: identificare i documenti e le personalità da coinvolgere per stabilire e condividere quali saranno i diversi flussi da applicare su ogni tipologia documentale
Attivazione del workflow: il protocollo informatico
Nella configurazione e gestione dei flussi di documenti, oltre alla classificazione e fascicolazione, il protocollo informatico riveste una funzione nodale, che consente di:
- Condurre le attività in modo ordinato, efficiente e responsabile;
- Erogare servizi secondo principi di qualità e correttezza;
- Garantire coerenza, continuità e produttività alla gestione e all’amministrazione;
- Assicurare continuità in caso di imprevisti o problematiche;
- Soddisfare i requisiti legislativi e i regolamentari che comprendono le attività di archiviazione, di verifica (audit) e di controllo;
- Fornire garanzia e supporto nelle controversie legali, grazie alla conservazione dei log che testimoniano le attività svolte;
- Tutelare interessi e diritti dell’organizzazione e di tutti gli stakeholder, nel presente e nel futuro;
- Sostenere e documentare le attività di ricerca e sviluppo, i progressi e i risultati ottenuti;
- Conservare la memoria dell’organizzazione, degli individui, della collettività e definirne l’identità.
Applicazione del sistema di gestione documentale nelle aziende
La gestione di un workflow documentale, come abbiamo visto, attraversa degli step definiti e concordati, che possono essere applicati a qualunque documento, contesto e settore merceologico.
Inoltre, a seguito di analisi di processo, l’intero flusso può essere implementato in relazione alle esigenze del cliente.
In sostanza è possibile andare a delineare una soluzione interamente personalizzabile e integrabile con gli altri servizi offerti da Gruppo CMT, quali la firma elettronica, la fatturazione elettronica o la conservazione a norma.
Le aree aziendali in cui questo tipo di approccio risulta particolarmente vincente sono:
- Ufficio Acquisti: flussi automatizzati per la gestione delle Richieste di Acquisto (RDA) che, una volta elaborate, possono emettere direttamente l’Ordine di Acquisto (ODA) da inviare al fornitore tramite email/PEC. Per la corretta gestione del flusso relativo alle fatture elettroniche è inoltre possibile configurare un workflow che includa e colleghi fra loro: ODA, Documenti di Trasporto, Fattura Attiva/Passiva e Registro IVA/Protocollo. Questo tipo di flusso, se gestito all’interno di un DMS consentirà di avere un archivio strutturato su logica padre-figlio in cui tutti i dati relativi ad un acquisto saranno collegati tra loro, facilitandole la consultazione e rendicontazione.
- Ufficio Vendita e post-vendita: creazione di flussi per la gestione dei contratti e delle offerte, fino alla creazione dei ticket per le lavorazioni o di assistenza. Ufficio Risorse umane: il workflow documentale in questo caso può essere configurato per la gestione degli iter di assunzione, partendo dalla richiesta di assunzione fino alla preparazione dei documenti e alla redazione del contratto. Può essere esteso anche alla gestione del fascicolo digitale di ogni dipendente (rimborsi spese, ferie, CU)
- Amministrazione: in questo campo sono particolarmente richiesti workflow di gestione delle fatture, ma anche di notifiche di scarto o di mancata consegna della fattura emessa
- Area Qualità: gli addetti all’area qualità possono sfruttare il flusso al fine di aiutare l’utente nella gestione di un reclamo e, in caso di non conformità, notificando in modo automatico le pendenze
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