Gestione dei DDT
Documenti di Trasporto: come gestirli secondo la normativa
La gestione documentale legata ai documenti di trasporto lungo tutta la filiera produttiva, dai fornitori alla consegna al cliente, è un aspetto di cruciale importanza per il successo di un’azienda manifatturiera o di distribuzione.
Secondo quanto indicato nella circolare n°22 del 6 giugno, approvata dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) in accordo con l’Agenzia delle Entrate, tutte le aziende che gestiscono flussi import ed export di prodotti e merci, hanno l’obbligo di adeguare il processo di gestione dei DDT.
Il cambiamento prevede una digitalizzazione dei documenti coinvolti in tutto il processo, come descritto all’interno della normativa dell’ADM: “non è previsto l’utilizzo di un formulario cartaceo né per la presentazione della dichiarazione di importazione né per la stampa della medesima”.
Questo nuovo approccio ha come primario obiettivo quello di ottimizzare la tracciabilità e la congruenza tre le informazioni doganali e quelle fiscali, garantendo un impatto rilevante anche sulle tempistiche di gestione e sull’operatività del personale coinvolto.
Digitalizzando l’intero processo, è possibile effettuare una rendicontazione puntuale dei dati relativi alle operazioni doganali e quelli presenti nelle scritture contabili. Questo richiede alle aziende di fornire informazioni più dettagliate sui DDT: dati relativi ai dazi doganali, all’IVA, spese di trasporto e ad altre tasse pertinenti nel flusso.
Indice dei contenuti:
Cosa cambia con la nuova normativa?
Oltre alla digitalizzazione del processo, la nuova normativa porta con sé alcune modifiche tecniche rilevanti. Le più rilevanti per effettuare una corretta gestione dei DDT, sono le seguenti:
- Il documento di trasporto deve essere emesso prima di trasportare la merce, indicando: data di consegna o spedizione, generalità del cedente e del cessionario nonché le generalità dell’impresa di trasporto
- Non vengono definiti vincoli su dimensioni o tracciato
- L’emissione e trasmissione del DDT deve obbligatoriamente avvenire entro il giorno di inizio del trasporto merci
- Il DDT non deve essere obbligatoriamente presente sul mezzo di trasporto durante la consegna della merce
- A consegna avvenuta, il cliente non deve obbligatoriamente apporre la firma sul DDT, ma viene considerata una buona prassi da rispettare
Digitalizzando tutta la gestione documentale legata ai DDT è possibile snellire il processo, operando in modo più efficace e sicuro. Rispetto alla gestione analogica, questo approccio prevede che:
- Il fornitore prepari la merce, comunicando date e ora di prelievo al trasportatore
- Il trasportatore apponga una firma olografica su Tablet in modo da poter visualizzare la lista dei DDT da gestire
- Il cliente finale, ricevuta la merce, firmi a sua volta digitalmente in modo da assicurare l’avvenuta ricezione
Come digitalizzare il processo di gestione dei DDT
In Gruppo CMT abbiamo sviluppato già per diversi clienti progetti volti a digitalizzare l’intero processo di gestione documentale legato alla supply chain, coinvolgendo ordini, fatture e DDT.
Nello specifico per i documenti di trasporto, di interesse per tutte le aziende che operano nell’importo/export di merci, abbiamo sviluppato una soluzione che si integra perfettamente alla struttura interna dell’azienda, adattandosi ai processi già in essere.
Operiamo su tutto il ciclo del documento, coinvolgendo le fasi di lavorazione dei DDT: registrazione, accettazione e attribuzione del controllo con relativo successivo svincolo e in ultima conservazione digitale a norma dei DDT.
Tramite la nostra Piattaforma è quindi possibile efficientare l’intero flusso:
Fase 1: la registrazione
Riceviamo e archiviamo i DDT in entrata e in uscita all’interno del nostro documentale, creando un collegamento automatico di tutti i documenti ad esso regati: ordini di acquisto, fatture ed eventuali contratti.
Fase 2: accettazione e attribuzione del controllo
Configuriamo un processo di firma digitale automatico sui DDT in ingresso al fine di certificare l’avvenuta ricezione merci. Al fine di svincolare l’azienda venditrice, il documento firmato dal ricevente della merce deve essere riconsegnato all’azienda di partenza della merce.
Fase 3: conservazione digitale a norma
Conserviamo digitalmente i DDT in quanto documenti fiscalmente rilevanti, garantendone la validità legale per dieci anni.
I vantaggi del cambiamento
Sicurezza e conformità normativa
Un sistema documentale digitale garantisce il tracciamento di tutti i dati relativi al processo di acquisto, trasporto e consegna merci in rispetto di quanto stabilito dalla normativa.
Ottimizzazione del lavoro e riduzione delle inefficienze
La gestione digitale consente l’ottimizzazione delle attività manuali, riducendo il rischio di errore umano e le inefficienze. La centralizzazione delle informazioni semplifica inoltre il recupero dei dati, rendendo possibile il monitoraggio e la generazione di reportistiche.
Collaborazione e collegamento delle informazioni
L’integrazione dei sistemi e la digitalizzazione dell’intero processo legato alla supply chain, garantisce il controllo di ogni procedura e il collegamento automatico tra i vari documenti coinvolti (ordini, DDT e fatture)