DMS - Document Management System
Negli ultimi anni l'interesse delle PMI verso le soluzioni di Document Management è aumentato in modo esponenziale, grazie dapprima alla legge Bassanini sulla semplificazione amministrativa, e successivamente, dalle varie norme emesse dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che hanno garantito piena validità ai fini probatori ai documenti digitali.
Indice dei contenuti:
Che cos’è un Document Management System
Con Document Management System o DMS, il cui significato è letteralmente “sistema di gestione dei documenti”, si indica una categoria di software che permette di creare e organizzare documenti, condividendoli con gli altri membri dell'organizzazione aziendale.
I DMS, grazie a specifici algoritmi, consentono di eseguire operazioni massive sui documenti quali indicizzazione e catalogazione. Il sistema permette, inoltre, di consultare, modificare e scambiare dati online e in tempo reale, all’interno dell’ambiente condiviso.
L’archiviazione documentale può esser fatta in differenti modalità: utilizzando una cartella di condivisione dati SFTP, tramite Upload direttamente sulla Piattaforma che ospita il software di DMS oppure con l’invio di un allegato tramite e-mail.
Nel momento in cui i documenti saranno caricati nel sistema verranno gestiti e indicizzati per essere collegati all’apposito archivio di appartenenza. Questa gestione dei contenuti, in particolare, aiuta le aziende a facilitare la ricerca di file all’interno di tutti gli archivi che possono venire a crearsi nel corso del tempo.
Su questi documenti sarà possibile inserire allegati, note ed un sistema di tracciabilità, nonché configurare dei workflow di approvazione o firma elettronica.
Ogni file verrà poi portato automaticamente in Conservazione Digitale secondo la normativa vigente, garantendone il valore legale e fiscale nel tempo, eliminando la necessità di conservare i documenti cartacei.
I vantaggi dell'utilizzo di un DMS
I vantaggi che porta una corretta gestione documentale sono diversi, primo tra tutti un notevole risparmio e riduzione dei costi che si porta con sé il cartaceo e la postalizzazione.
Il risparmio è da considerarsi a 360° in quanto include anche il tempo, quello solitamente utilizzato per la ricerca del documento e della sua gestione.
Un ulteriore plus si può riscontrare nella maggiore sicurezza che garantisce l’archiviazione e Conservazione Digitale dei documenti: elimina la possibilità di alterare un contenuto ed elimina il rischio di perdita o deperibilità.
Tutti questi fattori, inoltre, contribuiscono ad aumentare l’efficienza e la performance di un’azienda e dei suoi team, ottimizzando i flussi interni ed esterni e i processi amministrativi nel totale rispetto delle norme in vigore.
I requisiti fondamentali
Per configurare in modo esatto un Document Management System è essenziale che si rispettino alcune regole: deve centralizzare, organizzare e permettere la condivisione dei documenti archiviati in totale sicurezza, al fine di gestire efficacemente l’intero ciclo di vita dei documenti.
Per poter parlare di una corretta gestione documentale bisogna tenere conto di alcuni aspetti imprescindibili. L’accessibilità dei documenti in entrata ed uscita, garantendo la consultazione in tempo reale, da qualsiasi dispositivo e luogo. Un altro elemento è dato dalla necessità di offrire un software, non solamente con un alto livello di sicurezza, ma anche integrabile con il gestionale utilizzato dall’azienda. Conseguente all’archiviazione documentale è la Conservazione Digitale che deve essere a norma, seguendo le predisposizioni del CAD e dell’AgID.
I moduli associati alla Document Management Solutions
My-Archive, il nostro DMS, è il prodotto cardine del nostro business e permette di gestire in modo facile e veloce la fatturazione elettronica, i workflow approvativi e di firma digitale ed è propedeutico alla Conservazione Digitale dei documenti. Grazie a questa soluzione è possibile gestire e tracciare, in tempo reale, tutti i file interni ad un’azienda, valorizzando i singoli documento e riducendo la manuale gestione documentale.
DMS e Fatturazione Elettronica
L’archivio documentale è funzionale alla corretta gestione e conservazione delle fatture. Tramite la creazione di archivi specifici per attive, passive e ricevute è possibile creare un automatismo grazie al quale ogni fattura passiva ricevuta dallo SdI vada nell’apposito repository. Allo stesso modo è possibile creare un canale di comunicazione con l’azienda per archiviare digitalmente tutte le fatture attive e mandarle direttamente allo SdI.
La ricevuta stessa, una volta emessa, verrà gestita automaticamente e collocata nell’archivio dedicato. Tutto il materiale relativo all’intero ciclo di fatturazione viene successivamente portato in Conservazione Digitale.
DMS e Workflow
Su ogni documento presente nell’archivio digitale è possibile attivare un workflow approvativo, con semplice Click to Sign, o un workflow di firma, sfruttando la tecnologia dell’OTP o del Token.
Grazie al collegamento con l’archivio, tutti i documenti su cui è attivo il workflow, sono tracciati e monitorati in tempo reale. Questo consente un processo di gestione dei documenti molto più snello, agevolando sia l’attività ai membri dei team aziendali che più in generale verso i processi aziendali.
DMS e Conservazione Digitale
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Tutti i documenti, legalmente vincolanti, che sono presenti nel repository documentale sono quindi portati in Conservazione Digitale seguendo la normativa in vigore predisposta dall’AdID.
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Domande Frequenti
Che cos è un DMS (sistema di gestione documentale)?
Il Document Management System (DMS), significa letteralmente “sistema di gestione dei documenti” e si tratta di una categoria di software che permette di creare e organizzare documenti, condividendoli con gli altri membri dell'organizzazione aziendale.
Quali sono i vantaggi dell’adozione di un DMS?
Sicuramente un punto di forza come abbiamo visto è il suo carattere collaborativo che permette di automatizzare e rendere più semplici e veloci le operazioni di ricerca, modifica e consultazione del materiale aziendale. Le procedure, prima gestite manualmente o con sistemi farraginosi, vengono ora affidate interamente all’automazione del software capace di maneggiare grandi quantità di dati e di restituirli tempestivamente, conservandoli integri nel loro valore giuridico.