CONSERVAZIONE DIGITALE

Il processo

La normativa di riferimento prevede che la conservazione a norma dei documenti possa avvenire in due forme:

• in House, ovvero all’interno della propria struttura organizzativa;
• in modalità Outsourcer, cioè affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Elementi di sicurezza

La conservazione digitale a norma è assicurata da tre strumenti: 

• L’impronta di Hash: una funzione matematica univoca e unidirezionale, che rappresenta una sorta di "impronta digitale" dei dati. Se i dati sui quali è stato calcolato il valore di hash cambiano, il nuovo valore di hash sarà completamente diverso
• La Firma Digitale equivale alla firma autografa. È unica e, secondo quanto espresso dal dettato normativo, viene vincolata ad una precisa tecnologia (crittografia asimmetrica)
• La Marca Temporale, è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi

Gli elementi costitutivi del processo di conservazione 

Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:

• Pacchetto di versamento (PdV): l’oggetto di conservazione digitale, è il flusso inviato dal  soggetto produttore al sistema di conservazione e consiste in uno o più file di dati contenenti i documenti informatici ed i relativi metadati da sottoporre a processo di conservazione
• Pacchetto di archiviazione (PdA), composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del DPCM 3 dicembre 2013. È costituito dall'Indice del PdA firmato e marcato, dai singoli documenti e dai rispettivi indici. Il processo di generazione del PdA, nella costruzione dell'indice (IPdA) garantisce il rispetto dello standard SInCRO (Supporto all’Interoperabilità) nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali - UNI 11386:2010)

La Firma digitale e la Marca temporale sono apposte in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione dal Responsabile del servizio della conservazione o da un suo delegato all’indice di conservazione (IPdA).

• Pacchetto di distribuzione (PdD), messo a disposizione dell’Utente al fine di rendere disponibili le informazioni e l’insieme dei documenti conservati digitalmente, rispettando l’obbligo di esibizione dei documenti conservati. 

Operazioni dell’utente sulla Piattaforma

Attraverso il nostro My Archive presente in Piattaforma il Cliente potrà:

• effettuare il controllo del singolo documento, verificando anche la correttezza del processo di conservazione applicata sul singolo documento all’interno del PdA 
• effettuare il download del PdA completo
• effettuare il download del PdD e del Software di visualizzazione, archiviando in autonomia, se necessario, l’intero pacchetto conservato a norma  

Il Manuale 

Il Manuale della Conservazione Digitale è un documento obbligatorio che deve illustrare dettagliatamente: 

• l’organizzazione
• i soggetti coinvolti 
• i ruoli svolti dai vari soggetti 
• il modello di funzionamento
• la descrizione del processo
• la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate
• le misure di sicurezza adottate 

In caso di affidamento del servizio di conservazione ad un conservatore accreditato, le Pubbliche Amministrazioni possono descrivere nel proprio manuale anche le attività del processo di conservazione affidate al conservatore accreditato, in conformità con il contenuto del manuale di conservazione predisposto da quest’ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al manuale del conservatore accreditato.