Gestione processi per la partecipazione a gare pubbliche e private

L’azienda

Azienda spagnola di tecnologia dell'informazione e sistemi di difesa. La Società è organizzata attorno a tre aree di business: tecnologie dell'informazione, apparecchiature di simulazione e test automatico e apparecchiature elettroniche di difesa.

Il portafoglio spazia dalla consulenza, allo sviluppo di progetti e all'integrazione di sistemi e applicazioni fino all'outsourcing di sistemi IT e processi aziendali.

Principali aree di attività:

  • Sistemi di controllo del traffico aereo
  • Servizi finanziari
  • Energia
  • Simulatori di aerei
  • Difesa
  • Sistemi informativi sanitari
  • Soluzioni ICT

L’esigenza

L’azienda ha deciso di migliorare ed ottimizzare la gestione del processo di partecipazione alle gare nelle quali la partecipazione è legata alla produzione di moltissimi documenti elettronici, prima cartacei, sottoposti tutti a firma digitale, ricevuti ed inviati a mezzo PEC. La gestione organizzata delle PEC, la possibilità di avere un fascicolo elettronico delle PEC per ciascuna gara, ciascun cliente o altro criterio è di fondamentale importanza per l’efficienza ed efficacia del lavoro delle risorse impiegante nell’Ufficio Gare.

PEC Manager risponde a tutte queste esigenze rendendo facile il reperimento di tutti i documenti ricevuti, inviati con le relative ricevute e rispondendo anche alla esigenza di rendere le PEC inviate valide per 10 anni attraverso la conservazione digitale delle stesse. Il nuovo processo ha previsto anche l’utilizzo della Platform My Archive per la condivisione organizzata dei documenti, il versioning degli stessi per essere sempre sicuri di lavorare sui documenti corretti e, una volta consolidati i documenti da inviare all’amministrazione, per attivare il workflow di firma via DSign che consente ai Rappresentanti Legali di apporre la loro firma digitale anche da remoto o via smartphone.

Terminato il processo di firma digitale, tutti i documenti di gara sono automaticamente archiviati secondo l’indicizzazione definita in precedenza e disponibili in PEC Manager per la trasmissione certificata a mezzo email verso la stazione appaltante. Tutti i documenti di gara e le relative PEC sono conservati digitalmente in caso di richiesta di esibizione.

Obiettivi

Condividere digitalmente i documenti elettronici all’interno del Team Ufficio Gare, apporre le firme digitali da remoto dei firmatari dirigenti, tracciare il processo di firma, avere degli alert di scadenza temporale per rispettare le scadenze di gara, archiviare in modo sistematico ed organizzato i documenti digitali, conservare digitalmente i documenti firmati, eliminare i documenti cartacei ed il proliferare di archivi cartacei, ridurre le stampe a favore dell’accesso condiviso al sistema di Archiviazione My Archive. 

In precedenza i processi di produzione del documento, stampa per le autorizzazioni a procedere, invio o meeting per la consegna dei documenti, certezza dei corretti documenti firmati ed inviati, copie varie per l’archivio etc richiedeva molto tempo e generava apprensione causa le scadenze tassative. Con la nuova gestione elettronica di tutto il processo, i documenti sono creati, archiviati automaticamente in My Archive, immediatamente dopo è attivabile il workflow di firma DSign dei documenti da parte di vari firmatari interni ed esterni e infine PEC Manager viene usato per la trasmissione delle risposte alle gare.

Terminato il processo di gara con esito positivo o negativo, il fascicolo presente in PEC Manager viene chiuso, la PEC verrà periodicamente portata in conservazione digitale per la sua validità legale mentre i documenti presenti in My Archive rimangono disponibili agli utenti autorizzati alla consultazione con le regole di privacy e riservatezza assegnate (es pricing di offerta).

Benefici• Condivisione delle informazioni più efficiente ed immediato • Aumento della collaborazione tra risorse interni • Possibilità di avere i documenti firmati anche con firmatario fuori sede o all’estero • Incremento efficienza nel rispetto delle tempistiche di gara • Governo dei processi e dei controlli • Miglioramento della sicurezza e riservatezza delle informazioni con la profilatura degli utenti • Integrazione con le altre soluzioni gestionali utilizzate dall’azienda • Dematerializzazione documentazione e conservazione digitale • Tracciamento in tempo reale dei documenti • Riduzione drastica dei tempi di ultimazione dell’intero processo (determinante per le gare) • Accesso alle informazioni e alle firme anche da remoto o con smartphone

  • Condivisione delle informazioni più efficiente ed immediato
  • Aumento della collaborazione tra risorse interni
  • Possibilità di avere i documenti firmati anche con firmatario fuori sede o all’estero
  • Incremento efficienza nel rispetto delle tempistiche di gara
  • Governo dei processi e dei controlli
  • Miglioramento della sicurezza e riservatezza delle informazioni con la profilatura degli utenti
  • Integrazione con le altre soluzioni gestionali utilizzate dall’azienda
  • Dematerializzazione documentazione e conservazione digitale
  • Tracciamento in tempo reale dei documenti
  • Riduzione drastica dei tempi di ultimazione dell’intero processo (determinante per le gare)
  • Accesso alle informazioni e alle firme anche da remoto o con smartphone

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